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┃ ┃ 『実践ビジネス英語講座』 メールマガジン      
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┃    グローバルリーダーへの道         2013/09/19 配信
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 去る9月3日、実践ビジネス英語講座(PEGL)では、関谷 英里子 氏『ビジネス
 パーソンのための英文Eメール講座』を開催いたしました。

 告知を開始してから1時間も経たずに定員90名が満員となる異例のセミナーと
 なり、大盛況の90分となりました。今回は、ご参加いただけなかった方の為に、
 セミナー内容をお届けしたいと思います。


 関谷氏は、英語は通じることが大切で、それには、相手と気持ちが通じる事が
 ベースになると言います。

 まずはなんといっても、ビジネスの現場で求められているのは言語能力です。

 「The words you use say a lot about you.」
 (あなたが使う言葉は、あなたの多くを語っている。)

 最初に、英文メールのエピソードを紹介します。

 ●以前、仕事ができる優秀な部下を、外資系コンサルタント会社に紹介したとこ
 ろ、NYのリーダーが東京・香港のヘッドクォーターを統括して進めるプロジェク
 トに登用された事がありました。しかし、リーダーからそいつを外してくれと言
 われてしまいます。理由は、メールでやり取りしても、訳が分からないというも
 のでした。

 ●外資系企業では、外国人上司から来るメールで、1文字メールが一番怖いと言
 われています。その1文字とは、何でしょうか? それは「!」、「?」です。
 上司が客先から、どうなっているのかを聞かれ、部下に対して「どうなっている
 んだ!?」と詰問している意味なのです。

 これらの様に、英文メールでのやりとりは難しいと思われがちですが、いくつか
 のコツを紹介しましょう。

 【1】英文メールの定型
 英文メールの定型は次の様式になります。

 Subject:
  Dear Bob,
   本文
  Best regards,
  Eriko

 「Subject」には、本文の内容が分かる様に書きます。間違っても
 「Hello from Tokyo.」などと書かないように。スパム扱いされて、相手が開か
 ない事もあります。中には、「Subject」だけ見ている人もいますし、「Subject」
 に内容を書いて、本文を空欄にする人もいます。

 【2】「とりあえず謝る」をやめる
 「恐縮ですが」「お手数をお掛けしますが」「申し訳ありませんが」は、日本的
 な言い回しで、ついつい「I am very sorry.」と書きたくなりますが、相手は、
 「なんで謝るの?」「依頼に応える事がそんなに罪深い事なの?」と思ってしま
 うので、「とりあえず謝る」はやめましょう。

 【3】「とりあえず丁寧」をやめる
 お願いする場合、「please」ばかり何度も使っていませんか? ビジネスメールは、
 依頼のやりとりであり、「~して下さい」「~見て下さい」「~徹底して下さい」
 のやり取りが当たり前です。英語メールは、1メールにつき「please」は1回が鉄
 則です。

 「please」ばかり使うと、しつこい、うるさいと思われてしまうだけでなく、全
 体的に単調になってしまいます。さらに「please」は命令形なので、慇懃無礼を
 感じさせてしまうのです。

 また、「I」から始まる文を繰り返すのもまずいです。これは、日本語で言うと、
 絵日記みたいな印象を感じさせるのです。「私は動物園に行きました。キリンを
 見ました。カンガルーを見ました。楽しかったです。」という感じに聞こえてし
 まうので、ぜひ、違う言語構造を組み入れて下さい。

 【4】相手の文化にならう
 日本人だと、「お世話になっております」と書きたくなるものですが、英語には、
 この様な表現はありません。もし、どうしても書きたい場合は、
 「I hope all is well with you.」と書いておけば、相手は何とも思わないし、
 書く側が満足するのであれば、入れても良いかも知れません。

 それよりも注意しなければならないのは、いつまで経っても丁寧な文面を続ける
 と、逆効果になるという点です。いつも丁寧だと、相手は、「距離が縮まらない」
 「何か裏があるに違いない(要請、悪い知らせ)」と思ってしまうのです。

 日本では、上司と部下の関係は、メール上でも変わりませんが、英文メールでは、
 初回は丁寧な文面ですが、2回目以降からは、相手の文化に合わせて、くだけた
 呼称や表現をするものです。

 (初回)Dear Bob, ⇒ (次回以降)Hi Bob,/Bob,/名前を書かない人もいます


 【5】頻出表現は自由自在に使えるようにする
 ここで会場の皆さんと一緒に、発声練習をしましょう。

 ●頻出表現1
 I hope a is well with you.

 ●頻出表現2
 Thank you for your email.

 We'd appreciate it if you could consider our offer.

 It would be great if you could send us the quote by Friday morning.

 ●頻出表現3
 If you have any questions, please do not hesitate to contact us.

 If you have any questions, do let us know.

 Should you have any questions, please feel free to contact us.

 ●頻出表現4
 Please find attached our proposal.

 Please find attached the progress report.

 ●頻出表現5
 I look forward to meeting you in person some time soon.

 Look forward to doing business with you.

 Look forward to hearing from you soon.


 【質疑応答】
 ◆Q1◆
 日本語と英語の、丁寧/無礼の使い分けとなる境界線はどこですか?

 ●A1●
 日本語では、上司に対して部下は、いつでも丁寧であり続けますが、英語では、
 初対面か/初対面でないかが、くだけた表現が許される境界線になります。「ど
 れぐらいのくだけた感じが許されるのでしょうか?」という質問に対しては、
 「あなたが、ハラハラするぐらいのフレンドリーさで大丈夫です」とお答えしま
 す。

 一方、注意したいのは、「can/can not」はブレやすい言葉なので、出来るだけ
 使わない方が良いです。「can」には、許す「やっても良い」と、可能「出来ま
 す」の意味があり、意味が曖昧になる危険性があります。

 ◆Q2◆
 翻訳サイトを使っていますが、自然な英文にするにはどうすれば良いですか?

 ●A2●
 お勧めは、和英/英和辞書を使い、作文した英文を、英語辞書の例文に出てくる
 か逆引きしてチェックする事です。また、翻訳サイトで英訳した英文の「V+O」
 部分を抜粋して検索すると、その表現が使われているかどうかが分かります。こ
 うして、英文を逆引きする事で、自然な英文に近づける事ができます。


 英語に前向きな皆さんですから、ぜひ、この先の生きる選択も、前向きに取り組
 んで頂けたらと思います。―と、最後に締めくくられた関谷氏。会場からは
 大きな拍手と共に、笑顔で応える参加者の方々の様子が伺えました。

 実践ビジネス英語講座では、今回のセミナーの題材ともなった関谷氏の講座を
 10月期からスタートする中級コースにも新たに取り入れており、よりいっそう
 活用頻度の増す英文Eメールへのご要望にお応えして参ります。
 (詳しくはキャンペーンページよりご覧頂けます⇒ http://goo.gl/E8BzXO)
 
 また今後も英語学習に役立つセミナーを開催していきますので、お楽しみに!