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今号のメルマガは、英文メールで、相手の文章を引用して質問する方法についてです。書籍『ビジネス英語は1行だけで書ける!話せる!8割通じる!』(すばる舎)から紹介します。

メールをもらったとき、メールの記述の一部分をピンポイントで質問することがあります。さらに、そのような質問メールに回答することがあります。しかしながら、このやり取りの中でなぜか質問が噛み合わず、正対した答えが相手から返ってこない経験をしたことはないでしょうか。

相手からのメールを受け取り、質問する際には、相手の文章をそのまま引用することにより、ポイントを絞った質問をすることができます。質問メールを受け取った側も質問に答えるポイントが明確になるので、自分の説明が不足していたことによる質問なのか、それとも、より深く理解したいための質問なのかを認識することが容易になります。

その意味で、質問する際には、必ず、以下のことを明記してから、それぞれの質問をすることを同書では勧めています。

(1)単語や表現がわからない
(2)意図がわからない
(3)もっと多くの情報を欲しい

相手の文章を引用する場合、長いメール文だと、どこから引用した文なのかがわからなくなる場合もあるので、メール内に項目やサブタイトルがついている場合、そのタイトルをそのまま引用してから、質問したい部分の文章を引用します。その際、引用した箇所が明確になるように、各行の先頭に>などの記号をつけます。

メーラーの返信メールを設定したときに自動的につく記号>ではなく、メールの発信者のイニシャルなどを先頭につけ、誰が発言したのかを識別しやすいように工夫する人もいます。

以下のメールはJamesとマサのメールのやりとりで、Jamesが送ったメールに対してマサが質問し、それに対してJamesが回答した結果のメールです。

(1)> 一番最初のJamesからのメールでの記述
(2)→ マサが質問
(3)(James): Jamesが回答

Jamesのメールとマサのメールを色分けするという方法もあるかとは思いますが、色は使わないという前提で、>と→と(James)で書き手を識別しています。

【メールの引用の例】
(メールの前半を省略)
Q1.
1) At the beginning of your email:
(メール冒頭の記述について)
> XYZ Limited requests us to provide a supervisor, engineers 
and working staff for their project.
(XYZ社は、当社に現場監督、技術者と作業員を同プロジェクト向けに派遣してほしいとのことです。)
→ Are there other competitors for this project?
(本プロジェクトの競合相手はいますか?)
(James)We don't have information.
(情報はありません)

Q2.
2) In the requested item:
(要求項目の記述について)
> 1)Super visor:1 person for 5days
(現場監督、1人×5日)

> 2)Electric engineer: 2 persons for 2days
(電気技術者、2人×2日)
> 3)Working staff:5 persons for 5days
(作業員、5人×5日)
→ Do you have a detailed project schedule which describes the roles and responsibilities of the staff?
(要望のあるスタッフ全員に対し、役割分担が書かれた詳細なプロ
ジェクトスケジュールはお持ちですか。)
(James): Yes. I received working instructions for each engineer, but there is no master project schedule.
(はい。各技術者に対する作業指示書は受領済ですが、マスタースケジュールはありません)

Q3.
3) In the background information:
(背景情報の記述について)

> -Requested company: XYZ Limited
(要求元)
→ Where is this XYZ Limited located?
(XYZ社の所在地はどこですか?)
(James): XYZ Limited is in Japan and their design office is in Kuala Lumpur.
(XYZ社は日本にありますが、設計事務所はクアラルンプールにあります)

→ Who is the decision maker?
(意思決定者は誰ですか?)
(James): Decision will be made by XYZ limited in Japan.
(意思決定は日本のXYZ社においてなされます)

(メールの後半を省略)


いかがでしたでしょうか。
「相手からメールの中から、ピンポイントでこの箇所について質問したい」とき、日本語と英語の場合で、使い分けている方もいらっしゃるかもしれません。今回ご紹介したものはその一例ですが、メルマガ筆者は質問したい箇所に色で網かけして、どこについてなのかを特定するようにしています。また、複数の質問がある場合には【1】【2】【3】などと連番で番号をつけるようにしています。みなさんはどのような工夫をしていますか。

◆ソース◆
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『ビジネス英語は1行だけで書ける!話せる!8割通じる!』(すばる舎)
https://https://www.amazon.co.jp/dp/4799107682
pp.178-189
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【記事提供元】実践ビジネス英語講座-PEGL[ペグル]-
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